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Ausschreibung

Ersparen Sie sich Zeit und Aufwand, indem Sie die VMF Vorlage nutzen.
Mit Ausschreibungen Ihres Fuhrparks oder Teilen davon verschaffen Sie sich einen aktuellen Marktüberblick oder die Wirtschaftlichkeit Ihrer Fuhrparkzusammensetzung. 30 Prozent und mehr Zeit ersparen Sie sich als cleverer Fuhrparkmanager, wenn sie dabei eine Standardvorlage wie die des VMF nutzen, die sich auf die eigenen Belange Ihres Unternehmens einfach individualisieren lässt.

Ihre Vorteile:
 
  • Sie ersparen sich bis zu 30 Prozent Zeiter im Ausschreibungsprozess.
  • Sie können sicher sein, dass alle wichtigen Paramater auf jeden Fall berücksichtigt sind, die sonst schnell vergessen würden.
  • Sie können die Angebote  leicht auswerten und vergleichen.
Ersparen Sie sich Zeit und Aufwand durch die professionelle Standardvorlage des VMF.

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Ausschreibungsprozess

Erleichtern Sie sich den Ausschreibungsprozess, wenn Sie diese Tipps beachten.

Planen Sie die Schritte Ihrer Ausschreibung sorgfältig:
  1. Listen Sie alle Schritte auf und bis wann sie realistisch erledigt sein können.
  2. Erstellen Sie ein Anforderungsprofil für Ihren Fuhrparkdienstleister - mit Muss- und Kann-Anforderungen.
  3. Erstellen Sie Ihren Ausschreibungskatalog - am besten nutzen Sie die leicht adaptierbare Standardvorlage des VMF  für maximal 5 Fahrzeuge und Modelle.
  4. Nennen Sie einen realistischen Rücksendetermin bis wann Sie die Antworten der Leasinggesellschaften brauchen.
  5. Nach der Vorauswahl, lassen Sie zeitnah die 3 ersten Gesellschaften Ihrer Wahl in Ihrem Haus präsentieren, damit Sie auch emotional überzeugt sind. 
  6. Treffen Sie kurzfristig nach der Präsentation Ihre finale Auswahl und einigen sich mit dem neuen Partner auf die Einzelheiten.
  7. Sagen Sie dann allen anderen Beteiligten im Ausschreibungsprozess mit einer kurzen Begründung, warum sie nicht ihr Favorit waren, ab.
  8. Bleiben Sie fair, offen und transparent während des gesamten Prozesses.

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Beschaffungsstrategie im Fuhrpark

Entscheiden Sie sich für das einfachere „Single-Sourcing“ oder das komplexe „Multi-Sourcing“.

Single-Sourcing – englischer Begriff für die einzige Beschaffungsquelle, Multi-Sourcing für mehrere Beschaffungsquellen, also Dienstleister im Fuhrpark. (Quelle: Wikipedia)

„Viele Köche verderben den Brei“ – ein Sprichwort, was auch auf den Fuhrpark zutreffen könnte. Denn betrachten Sie den Zeit- und Personalaufwand, die Anzahl der Schnittstellen, die Sie beim Fuhrparkmanagement mit mehreren Dienstleistern haben, dann rechnet sich die Einsparung, die Sie vielleicht gewinnen konnten, im Ende nicht. 

Ihre Vorteile beim Single-Sourcing:
  1. Geringe Komplexität: nur ein Rahmenvertrag, eine Schnittstelle, ein Ansprechpartner für alles
  2. Zeit- und Aufwandsminimierung, da sich der eine Ansprechpartner um Ihren ganzen Fuhrpark kümmert, unabhängig wie groß der Fuhrpark ist
  3. Konstante Qualität.

Ihre Vorteile beim Multi-Sourcing:
  1. Die involvierten Dienstleister sind im Permanentwettbewerb, was eventuell niedrigere Preise ermöglicht, allerdings meist nur vorübergehend. 
Ihre Nachteile:
  1. Hohe Komplexität: mehrere Rahmenverträge, viele Schnittstellen, mehrere Ansprechpartner und unterschiedliche Prozesse, die koordiniert werden wollen.
  2. Hoher Zeit- und Arbeitsaufwand für Sie für die Koordination und Abwicklung
  3. Fehleranfälligkeit
  4. Unterschiedliche Qualität der Anbieter.

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Car Policy

Geben Sie Ihrem Fuhrpark klare Regeln durch eine Car Policy.

Car Policy ist der englische Oberbegriff für die Dienstwagenregelung, Dienstwagenordnung oder auch Fuhrparkrichtlinien. (Quelle: VMF Begriffsstandards „Fuhrparkmanagement“)

Eine eigene Car Policy eignet sich bereits für Fuhrparks ab 10 Fahrzeugen. Sie regelt:
 
  1. allgemeine gesetzliche Bestimmungen
  2. die Auswahlmöglichkeit an ökonomisch-ökologisch sinnvollen Fahrzeugmarken und –modellen
  3. Zuzahlungen u. ä. der Berechtigungsgruppen nach Faktoren wie Hierarchie, Funktion oder Kostenrahmen pro Monat  
  4. die optimale Haltedauer der Fahrzeuge, also maximale Laufzeit und/oder Kilometer
  5. die Prozesse für die Bestellung, Lieferung, Rückgabe etc.
  6. die Halterrechte und -pflichten z. B. die pflegliche Behandlung des Fahrzeugs
  7. die Verantwortlichkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Dienstwagen
  8. die Servicenetze, die genutzt werden dürfen, z.B. Tankstellen, Reifen-, Glaslieferanten …

Voraussetzungen für die Erstellung der Car Policy sind:
 
  1. die gemeinsam Erarbeitung am besten mit dem Berater der Leasinggesellschaft
  2. die Anforderungen der Nutzer und des Fuhrparks
  3. die TCO (total cost of ownership) zu berücksichtigt, also z. B. den Kraftstoffverbrauch, die - -preise, den maximal zulässigen C02-Ausstoss u. v. m.
  4. die rechtzeitige Einbindung unterschiedlicher Entscheidungsträger und ggf. der Arbeitnehmervertretung

Ihre Vorteile als Fuhrparkmanager mit einer Car Policy sind:
 
  1. Zeitersparnis: klare Vorgaben regeln und vermeiden Diskussionen mit einzelnen
  2. Zeitersparnis: Fahrzeugkonfiguratoren bilden neben den Konditionen der Leasinggesellschaft auch die Bedingungen der Car Policy ab, so dass der Dienstwagennutzer nur die Fahrzeuge kalkulieren kann, die auch seiner Berechtigungsklasse entsprechen.
  3. Kostenersparnis: Sie können Einkaufsvorteile nutzen, wenn alle Dienstwagen das gleiche Tankstellennetz, Reifenpartner, etc… nutzen

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CO2 Richtwerte im Fuhrpark

Achten Sie darauf, dass Ihr Fuhrpark zukünftig umso mehr modernster Technik entspricht.

Die EU hat im Rahmen des Kyoto Abkommens sich Zielwerte an CO2 Ausstoßreduzierungen vorgenommen. Für die Hersteller gelten nach heutigem Stand (2013) diese Werte pro gefahrenem Kilometer bei Pkw-Neuwagen 

ab 2015: 120 Gramm CO2 (europäische Flotte)

ab 2020:  95 Gramm CO2 . 

Weicht der Hersteller in dem Jahr nur 1 Gramm CO2-Ausstoß von dieser Norm ab, werden €5.-/g/ Pkw Strafzahlung fällig, die er vermutlich in seinen Preisen weiter geben wird. Für Industrieunternehmen kann eine Steuer fällig werden oder der CO2-Zertifikatehandel neu belebt werden. 

Gestalten Sie daher Ihren Fuhrpark mit einer entsprechenden Car Policy und einer vielseitigen Fahrzeugauswahl einer herstellerunabhängigen Leasinggesellschaft jetzt schon so, dass Sie die Richtwerte auch erreichen bzw. unterschreiten können. Online-Portale und Online-Kalkulatoren unterstützen Sie dabei. Setzen Sie dazu mit Bonus-Malus-Systemen bei Ihren Dienstwagenfahrern motivierende Anreize.

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Dienstleisterauswahl

Klären Sie für sich diese 6 Fragen, um den geeigneten Fuhrparkdienstleister zu finden.

Neben dem Heben von Verbesserungspotenzialen sowie gut und fair einzukaufen, ist die Dienstleisterauswahl eine Herausforderung, die Sie meistern müssen. Vereinfachen Sie sich die Auswahl, indem Sie vorab ein Anforderungsprofil für Ihr Unternehmen erstellen. 

Klären Sie dazu diese 6 Fragen:
 
  1. Wie lange ist der Dienstleister bereits erfolgreich am Markt?
  2. Welche Kundenstruktur bedient er überwiegend?
  3. Ist es international oder national tätig, passend zu Ihrem Unternehmen? Wenn Ihre Flotte nur im Inland unterwegs ist, reicht die deutschlandweite Tätigkeit des Dienstleisters aus.
  4. Brauchen Sie Markenvielfalt oder Markeneinheit? Bei Markenvielfalt ist die Herstellerunabhängigkeit des Flottendienstleisters wichtig, bei nur einer einzigen Marke weniger. 
  5. Verfügt der Dienstleister über ein bundesweites/internationales Netz von Handelspartnern, die zuverlässig und zu einer landesweit einheitlichen Pauschale die Fahrzeuge ausliefert?
  6. Welche Standardleistungen erwarten Sie auf jeden Fall von Ihrem Dienstleister und welche Zusatzleistungen?

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Downsizing

Erhöhen Sie mit einer geringeren Motorisierung bei gleichem Fahrkomfort die Ökoeffizienz und Kostenersparnis.

Downsizing ist der englische Begriff für Verkleinerung technischer Größen wie Motorisierung bei gleicher oder ähnlicher Leistungsfähigkeit. Dadurch sinken der Kraftstoffverbrauch und damit die Fahrzeuganschaffungs- und Fahrzeugunterhaltungskosten. (Quelle: Wikipedia)

Man unterscheidet zwei Arten:

Unauffälliges Downsizing verkleinert die Motorisierung beim gleichen Fahrzeugtyp und gewohnten Hersteller. 

Die Vorteile sind:
 
  1. Verringerung der CO2-Emissionen und Kraftstoffkosten,
  2. Verringerung der Anschaffungskosten,
  3. geringere Leasingrate,
  4. höhere Akzeptanz bei den Fahrzeugnutzern und
  5. gleichbleibende Motivation, da gewohnter Komfort und gewohnte Sicherheit unverändert sind.

Auffälliges Downsizing verkleinert die Motorisierung und wechselt den Hersteller und/oder Fahrzeugtyp. 

Vorteile sind neben den bereits oben genannten: die noch höhere Kosteneinsparung

Die Gefahr dabei ist die sinkende Mitarbeitermotivation, weil jetzt weniger Prestigeträchtige Fahrzeuge auch ausländischer Hersteller gefahren werden müssen.  

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Elektroautos

Wägen Sie ab, ob Kosten- und Imageersparnis die Nachteile der Reichweite, Infrastruktur oder Batterieentsorgung rechtfertigen.

Elektroautos sind geräuscharm und eignen sich aufgrund ihrer bisher noch geringen Reichweite besonders als Pool-, Liefer- und Servicefahrzeuge im Stadtverkehr. Unumstritten sauber sind sie jedoch nicht.

Die Vorteile für Ihren Fuhrpark sind:
 
  1. Imageaspekt der Nachhaltigkeit
  2. Kostenersparnis durch
    • geringe Verbrauchskosten (ca. 3 €/100 Km)
    • geringen Wartungsaufwand
    • geringe CO2-Abgaben
  3. Relativ niedrige Umweltbelastung durch geringen Geräuschpegel

Die Nachteile für Ihren Fuhrpark sind:
 
  1. relativ teure Anschaffungskosten bei noch begrenzter Anzahl an Modellen
  2. die beschränkte Batterieleistung und Entsorgung
  3. die noch begrenzte, aber sich ständig erweiternde Ladeinfrastruktur
  4. die fehlenden ausreichend vorhandenen alternativen Energiequellen.

Wägen Sie die Vor- und Nachteile auch im Interesse der gesamten Umwelt ab und entscheiden Sie dann entsprechend.

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Elektronische Rechnungsverarbeitung

Verringern Sie Papierberge und Folgekosten.

Stellen Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen auf ein elektronisches Verfahren um. So verringern Sie die dazugehörenden Papierberge und deren Folgekosten für Rechnungsprüfung, Rechnungserfassung, Buchungen und Archivierungen. Ihr Fuhrparkdienstleister sollte die elektronische Rechnung sowohl im PDF-Format mit Signatur als auch als integrierte Prüfung mit Prüfprotokoll und Archivierung liefern können. Dazu erhalten Sie die Rechnungsdaten im benötigten EDI-, CSV- oder XML-Dateiformat mit elektronischer Unterschrift (Signatur) über unterschiedliche Übertragungspfade und Protokolle.

Achten Sie darauf, dass die elektronische Rechnungsstellung immer die steuerrechtlichen Anforderungen des Signaturgesetzes und des Bundesministeriums für Finanzen erfüllt. Das bezeugt die zertifizierte Verfahrensbeschreibung Ihres Flottendienstleisters.

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Faire Fahrzeugrückgabe

Tipps für Fuhrparkmanager zur Rückgabe des Fahrzeugs.

Beugen Sie Konflikten vor, indem…
  1. Sie den Standard „Die Faire Fahrzeugbewertung und -rücknahme VMF®“ als Benchmark und
    Bedingung bei Ihrer Fuhrparkausschreibung setzen.
  2. Integrieren Sie diesen Standard in den Rahmenvertrag mit dem Flottendienstleister.
  3. Klären Sie mit ihm auch den Rücknahmeprozess und die Schadenbewertung im Vertrag.
  4. Motivieren Sie Ihre Dienstwagennutzer durch Anreizsysteme und Trainings, ihre Fahrzeuge in gutem Zustand zu halten und fixieren dieses in der Car Policy. 
  5. Geben Sie alle notwendigen Dokumente und Extras wie Zulassungsbescheinigungen, Serviceheft, Ersatzschlüssel und Winterreifen direkt mit dem Fahrzeug zurück.
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Fahrerkommunikation

Sparen Sie Zeit bei der Fahrerkommunikation mit webbasierten Tools und Servicehotlines.

Die Kommunikation mit den Dienstwagennutzern wird durch webbasierte Systeme standardisiert, verbessert und vereinfacht. 

Ihre Vorteile sind Qualitäts- und Zeitersparnis bei  
 
  1. der Fahrzeugbestellung: Termine erscheinen in einer automatisierten Wiedervorlageliste. Mit nur einem Mausklick schicken Sie dem Dienstwagennutzer den schnell erzeugten Zugang zum Car Configurator zu.
  2. der Abwicklung von Standardvorgängen wie Kilometerupdates, Anforderungen von Ersatzfahrzeugen bei Werkstattaufenthalten, der Fahrzeugabwicklung und -abholung bei Leasingvertragsende sowie Kaufpreisanfragen. 

Hotlines von Servicepartnern stehen bei Pannen oder Unfällen rund um die Uhr zur Verfügung. 

Ihre Vorteile sind:
 
  1. schnelle Hilfe, damit der Fahrer schnell wieder mobil ist und damit  
  2. die Minimierung teurer Ausfallzeiten sowie
  3. die weitere Entlastung des Fuhrparkmanagers.

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Fahrzeugrückgabe

So beugen Sie rechtzeitig Konflikten am Ende der Laufzeit vor.

Die Faire Fahrzeugbewertung & -rücknahme VMF ist ein standardisiertes Verfahren und Bewertungskriterien für die Rücknahme von Leasingfahrzeugen des Verbandes der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF) und darf nur von diesen genutzt werden. „Die faire Fahrzeugbewertung VMF®“ ist ein eigetragenes Warenzeichen, das durch eine neutrale Prüfgesellschaft wie DEKRA oder TÜV Nord regelmäßig zertifiziert wird. (Quelle: VMF Begriffsstandards „Fuhrparkmanagement“)

Interpretationsfähige Fragen wie „was ist eine normale Verschleißerscheinun­g und was ein inakzeptabler Schaden?“ klären Bewertungsstandards wie „Die Faire Fahrzeugbewertung und –rücknahme VMF®“, die Richtschnur aller Branchenbewertungskataloge, eindeutig. Die Rückholung und Abrechnung der Schäden, die während der Nutzung entstanden sind, wurden in einem Kriterien­katalog schriftlich fixiert. 

Beugen Sie Konflikten vor, in dem
 
  1. Sie den Standard „Die Faire Fahrzeugbewertung und –rücknahme VMF“ als Benchmark und Bedingung bei der Fuhrpark-Ausschreibung setzen.
  2. Integrieren Sie diesen Standard in den Rahmenvertrag mit dem Flottendienstleister.
  3. Klären Sie mit ihm auch den Rücknahmeprozess und die Schadenbewertung im Vertrag.
  4. Motivieren Sie Ihre Dienstwagennutzer durch Anreizsysteme und Trainings, ihre Fahrzeuge in gutem Zustand zu halten und fixieren dieses in der Car Policy 
  5. Geben Sie alle notwendigen Dokumente und Extras wie Zulassungsbescheinigungen, Serviceheft, Ersatzschlüssel und Winterreifen direkt mit dem Fahrzeug zurück.

Nur wenige Punkte, die helfen, Konflikten rechtzeitig vorzubeugen.

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Fuhrparkdienstleister

Wählen Sie bei Mehrmarken-Fuhrparks einen Hersteller unabhängigen Flottendienstleister.

Sollen sich bei Ihrem mittleren bis großen, komplexen Mehrmarkenfuhrpark Zeit und Aufwand die Waage halten, so wählen Sie am besten einen vom Hersteller unabhängigen Partner.

Ihre Vorteile sind „Vielfalt“.
 
  1. Wirtschaftlichkeit: die Beratung zur Fuhrparkzusammensetzung und –verwaltung orientiert sich ausschließlich an den Wirtschafts-, ökologischen, internationalen/nationalen und Motivationsbedürfnissen Ihres Fuhrparks.
  2. Motivation: Sie können aus einer größeren Vielfalt an Fahrzeugmarken, -typen und –modellen auswählen.
  3. Zeit: Sie haben nur einen Ansprechpartner, der sich um all‘ Ihre Belange kümmert.
  4. Kosten: auch in Zukunft können Sie zwischen mehreren Anbietern auf dem Markt wählen, anstatt nur aus 3 deutschen Herstellergruppen, wenn der Markt sich weiter konsolidieren sollte.
 
Ist Ihr Fuhrpark klein und auch langfristig nur auf ein Fabrikat festgelegt, so bietet eine Herstellergesellschaft durchaus eine mögliche Alternative.

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Gehaltsverzicht

Gewinnen Sie neue Mitarbeiter mit PS.

Beim Gehaltsverzicht, im Branchenjargon auch Gehaltsumwandlung genannt, verzichtet ein Mitarbeiter (m/w) auf einen Teil seines Bruttoein­kommens und erhält dafür von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen, den er auch privat nutzen kann. (Quelle: VMF Begriffsstandards „Fuhrparkmanagement“)


Die Vorteile für den Mitarbeiter sind:
 
  1.  ein attraktives Fahrzeug zu attraktiven Großkundenkonditionen
  2. Steuerersparnis: der Gehaltsanteil sinkt zugunsten einer günstigeren Sachwertbesteuerung des geldwerten Vorteils
  3. der Erhalt der flexiblen Mobilität
  4. der nicht investierte Privatanteil kann für andere Wunschobjekte wie Smartphones, Tablet-PCs etc., besonders interessant bei jungen Leuten, genutzt werden.

Die Vorteile für den Arbeitgeber sind:
 
  1. Motivationsargument für neue Fach- und Führungskräfte (War for talents) und deren Bindung ans Unternehmen.
  2. die Verringerung der Gehaltszahlungen und Lohnnebenkosten (Personalkosten) zugunsten einer monatlichen Leasingrate ohne Nebenkosten (Sachkosten).
  3. eine Steuerersparnis
  4. weitere Einkaufsvorteile aufgrund des höheren Fahrzeugbestands der Flotte. 

Vergleichen Sie mit den Gehaltsumwandlungsrechnern auf den Seiten der Leasinggesellschaften, ob sich für Ihr Unternehmen das Gehaltsverzichtsmodell rechnet. Wichtige Einflussfaktoren sind dabei
 
  • die Jahreslaufleistung des Dienstwagens,
  • die Höhe des Einkommens und des Gehaltsverzichts sowie
  • die individuelle Steuerklasse und Bemessungsgrundlage des geldwerten Vorteils. 

Bieten Sie das Gehaltsverzichtsmodell am besten über Leasingfahrzeuge im Fullservice an, da der Leasinggeber den Verwaltungsaufwand und verschiedenste Risiken übernimmt. Hersteller unabhängige Leasinggebeber bieten dabei die größere Fahrzeugauswahl und beraten neutral zur Car Policy, worin Sie die Dienstwagenberechtigung und -nutzung regeln.

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Geschlossene oder offene Kalkulation

Vergleiche Sie Ihre Chancen- und Risiken bei Fullserviceleasing-Verträgen.

Je nach Vertragsgestaltung, ob offen oder geschlossen, liegt das finanzielle Risiko oder die  Chance entweder komplett bei Ihnen als Leasingnehmer oder komplett bei Ihrem Leasinggeber. Die Entscheidung für die eine oder andere Variante hängt von Ihrem Wunsch nach Einflussnahme und von Ihrer Risikoneigung ab. 

In jedem Fall schätzt die Leasinggesellschaft am Anfang des Vertrages immer die Vollkostenrate für die gesamte Laufzeit und stellt sie am Vertragsende den tatsächlichen Kosten gegenüber. Segmente wie Kraftstoff und Steuern werden immer offen abgerechnet.

Die geschlossene Kalkulation

Ihre Vorteile als Fuhrparkbetreiber:
 
  1. Sie sind vor Nachzahlungen geschützt.
  2. Ihr Leasinggeber trägt das volle Risiko der Kostenunterdeckung.
  3. Sie haben fest kalkulierbare Raten über die gesamte Laufzeit und müssen keine Rücklagen für eventuelle Risiken treffen.
  4. Sie sparen sehr viel Zeit und Aufwand.

Ihre möglichen Nachteile:
 
  1. Sie partizipieren nicht an eventuellen Überschüssen in Form einer Ausschüttung.
  2. Sie bekommen die tatsächlich entstandenen Kosten nicht offen gelegt.

Die offene Kalkulation

Ihre Vorteile als Fuhrparkbetreiber:
 
  1. Sie partizipieren vom effizienten Kostenmanagement des Leasinggebers.
  2. Sie haben detaillierte Kostentransparenz am Vertragsende.
  3. Sie bekommen mögliche Überschüsse komplett erstattet, ohne Verzinsung.  

Ihre Nachteile:
 
  • Sie müssen eventuelle Kostendefizite nachträglich komplett selbst tragen und können damit in erhebliche Kostenrisiken laufen.  
  • Eine klare Budgetierung auf Kostenstellen ist periodengerecht kaum möglich.
  • Sie brauchen entsprechend Zeit, um die Endabrechnung zu kontrollieren.

Wie Sie sich entscheiden hängt von Ihrer Chancen- und Risikoneigung ab. Einfacher und klarer ist die geschlossene Kalkulation für Sie!

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Grüne Flotte

Verbinden Sie in Ihrem Fuhrpark Ökologie mit Ökonomie und Image.

Viele Fuhrparkbetreiber haben die Not – hohe Treibstoffkosten, endliche Rohstoffvorkommen - zur Tugend gemacht und bewiesen, dass sich Ökologie und Ökonomie durchaus ergänzen können. Partizipieren auch Sie von dieser, unter anderem auch Imageträchtigen Möglichkeit.

So gestalten Sie Ihre Flotte „ökologisch und ökonomisch wertvoll“:
 
  1. Wählen Sie Fahrzeuge mit verbrauchsarmen Motoren aus. Nicht immer muss das in Form eines Hybrid- oder Erdgasfahrzeuges sein.
  2. Legen Sie einen einheitlichen CO2 -Schwellenwert als verbindlichen Maßstab fest.
  3. Stimmen Sie Ihre Car Policy mit der möglichen Fahrzeugauswahl auf diesen CO2 -Maßstab ab.
  4. Stellen Sie sicher, dass die Gesamtheit der Fahrzeugnutzer die neue Car Policy auch  vorbehaltlos akzeptiert.
  5. Bieten Sie ein abgestimmtes Öko-Fahrsicherheitstraining an und ergänzen weitere Maßnahmen wie Fahrerwettbewerbe zur Treibstoffreduktion.
  6. Achten Sie darauf, dass die neuen Bedingungen der Car Policy in Ihrem Car Configurator hinterlegt sind.
  7. Lassen Sie sich Ihre Maßnahme von Instituten wie Öko-Trend öffentlichkeitswirksam auszeichnen und vermarkten Sie die Vorteile mit Ihrer Marketingabteilung.

Bei einer durchschnittlichen Laufleistung von 30.000 Kilometern können Sie so im Vergleich zu einem nicht ökologisch gestalteten Fuhrpark bis zu  1.500,-- Euro pro Fahrer oder Fahrzeug im Jahr sparen und noch an Image gewinnen.

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Hybrid-Technologie

Verbinden Sie Klimaschutz mit attraktiven Leasingkonditionen.

Umweltfreundliche Fahrzeuge kommen bei Mitarbeitern, Öffentlichkeit und dem Fuhrparkbudget gut an. Allerdings sind heute die wenigsten angebotenen Fahrzeuge und Modelle, wenn man alle Umstände näher betrachtet, wirklich umweltfreundlich. 

Nicht so die Hybridtechnologie beispielsweise von Toyota, dem Vorreiter auf diesem Gebiet. Bei dieser Technologie kooperieren Benzin- und Elektromotor für einen geringeren Kraftstoffverbrauch und niedrigen CO2-Emissionswerte. Und das, ohne auf Komfort oder Fahrspaß verzichten zu müssen. Beim Anfahren und bei geringer Geschwindigkeit fährt das Auto elektrisch. Beim Bremsen und im Schubbetrieb laden die Batterien mit der frei werdende Energie wieder auf. Bei längeren, relativ geschwindigkeitskonstanten Fahrten kommt der Verbrennungsmotor zum Einsatz. Die VMF Mitglieder bieten heute attraktive Fahrzeuge und -konditionen für Hybrid-Antriebe an und unterstützen Sie dabei, nicht nur wirtschaftlich sondern auch ökologisch attraktiv zu leasen.

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Mietwagenmanagement

Flexibilisieren Sie mit Mietwagen Ihren Fuhrpark und sparen Sie Überkapazitäten.

Damit Ihr Fuhrpark flexibel ist und keine unnötigen Kapazitäten für Eventualitäten wie den Ausfall von (Leasing)Fahrzeugen oder temporäre Nutzungsspitzen vorhalten muss, eignen sich Mietwagen. Damit Ihre Fahrer auch wissen, dass der Mietwagen entsprechend der Dienstwagenberechtigung genommen werden darf, schließt Ihre Car Policy oder Dienstwagenordnung diese am besten gleich mit ein. 

Beachten Sie zudem darauf, dass  
 
  1.  in der Langzeitmiete die Mietfahrzeuge mit einer Tankkarte ausgestattet sind, um den Administrationsaufwand zu minimieren.
  2. die Mietwageneinsätze von Ihrem Flottendienstleister verfolgt werden und nur für die wirklich benötigte Dauer genutzt werden. Beispiel: während eines Werkstattaufenthalts, bei dem der Mietwagen der Ersatzwagen ist, bestimmt die Reparaturdauer die Mietdauer. Wird der Dienstwagen nämlich nicht zum vereinbarten Zeitpunkt fertig, kann der Flottendienstleister die Mietkosten als Kulanz mit der Werkstatt verrechnen. 

Schaffen Sie daher mit dem Service „Mietwagenmanagement“ über Ihren Flottendienstleister Flexibilität und sparen teure Überkapazitäten im Fuhrpark ein.

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Mitarbeitermotivation

So steigern Sie auch die Motivation von Nicht-Berechtigten mit einem Dienstwagen.

Wie seine Dienstwagen berechtigten Kollegen profitiert auch ein nicht berechtigter Mitarbeiter vom attraktiven Fahrzeugangebot seines Arbeitgebers, wenn er auf seine Gehaltserhöhung verzichtet und sich für einen Firmenwagen entscheidet. Er profitiert von den günstigen Einkaufskonditionen, hat keine Anzahlungen zu leisten und spart die Mehrwertsteuer. Weitere Vorteile

Gleichzeitig fördert der Arbeitgeber sein Image als großzügiger, interessanter Arbeitgeber und gewinnt zudem Einkaufs- und Kostenvorteile. Weitere Vorteile 

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Mobilitätsgarantie

Ermöglichen Sie Ihrem Fuhrpark Rund-um die Uhr-Mobilität auch per App.

Damit gerade die ungeplanten Zwischenstopps im Fuhrpark nicht zum teuren Ärgernis werden, helfen die „Mobilitätsgarantien“ der Leasinggesellschaften im Fall der Fälle unkompliziert weiter. Rund-um die Uhr, wann und wo sie benötigt werden. 

Besonders bei Pannen oder Unfällen. Greift die Mobilitätsgarantie des Herstellers nicht mehr, oder machen äußere Umstände die Hilfe Dritter notwendig, sollten Partner wie der ADAC eingeschaltet werden, um das Fahrzeug wieder flott zu machen. Geht auch das nicht mehr, weil der Unfall die Weiterfahrt unmöglich macht, muss das Fahrzeug zügig repariert oder sogar ausgetauscht werden. Lassen Sie Ihren Flottendienstleister das dafür Nötige für Sie organisieren und Ihnen volle Mobilität durch Ersatzwagen in der Zwischenzeit zu gewährleisten; das gleiche bei einem geplanten Werkstattaufenthalt. 

Die „Mobilitätsgarantie“ hält Ihre Mitarbeiter auch dann mobil, wenn sie auf ihren neuen Dienstwagen warten oder in der Probezeit noch keinen bestellen dürfen. Fahrzeugpools der Flottendienstleister, wie die Mitglieder des VMF, verschaffen Ihnen bei saisonaler Bereifung, Dienstwagentypischer Ausstattung und zeitlicher Anpassung an Ihren Bedarf flexible Abhilfe. Ermöglichen Sie also Ihrem Fuhrpark diese „Rund-um die Uhr-Mobilität“. Einfach zu handeln per App.

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Online-Kalkulatoren

Belohnen Sie Dienstwagenfahrer bei der CO2 Einsparung mit Sonderausstattungen.

Damit ein Dienstwagenfahrer freiwillig auf das Maximale, was sich aus Ihrer Car Policy herausholen lässt, verzichtet, helfen Bonus-Malus-Systeme, unterstützt durch Online-Kalkulatoren. Unterschreitet der Fahrer den vom Arbeitgeber vorgegebenen CO2-Grenzwert, gibt es beispielsweise Ledersitze als Bonus. Überschreitet er diesen Wert, so ist es ein Malus: automatisch steigt die Zuzahlung für den Fahrer, die Leasingrate wie auch die Ausstattung reduzieren sich. 

Weniger CO2 bedeutet somit einen Gewinn für Fahrer und Arbeitgeber. Letzterer erwirtschaftet seinen Bonus durch die Kraftstoffeinsparung der Mitarbeiter, wenn sie umweltfreundlich unterwegs sind. Steuern Sie daher mit Bonus-Malus-Systemen aktiv Ihre Dienstwagenfahrer in Richtung Klimaschutz mit Sonderausstattung.

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Online-Portale

Verschaffen Sie sich Prozess-Erleichterung und volle –Transparenz.

Online-Portale von Leasinggesellschaften bilden – zumindest ist es bei den VMF Mitgliedern der Fall - die gesamten Bestell-, Konditions- und Fuhrparkmanagement-Prozesse ab. Die Zusammenstellung des Wunsch-Fahrzeuges über den Konfigurator des Fahrzeugherstellers reicht dabei nicht.

Eine gute Online-Portal-Lösung
 
  1. ermöglicht die Konfiguration des Fahrzeugs gemäß der Car Policy
  2. verfügt über einen Be- und Steuerrechner, um die monatliche Belastung sowie die Auswirkung von Mitarbeiterzuzahlungen auf das Gehalt auszurechnen,
  3. zeigt die CO2-Ersparnis des Fuhrparks auf,  
  4. kommuniziert Liefertermine, Auslieferungsorte und der Service-Leistungen und
  5. liefert ein dynamisches, tagesaktuelles Reporting.
  6. ist mit Ihrem EDV-, dem Warenwirtschaftssystem oder Ihrer Buchhaltung verbunden und
  7. liefert Ihnen individualisierte Reportingdaten zur Weiterverarbeitung.

Erleichtern Sie sich mit den Onlineportalen Ihres Flottendienstleisters die Fuhrparkverwaltung und verschaffen sich volle Prozess- und Kostentransparenz.

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Prozesskosten-Optimierung

Ersparen Sie sich Zeit und Aufwand Aufgabendelegation an Externe. Beispiel Mobile Fitting für Reifen.

Zeit ist für alle Termindruck-Geplagte heute sehr kostbar. Gut, wenn Sie als Fuhrparkmanager delegieren können. Am einfachsten ist es, um zudem noch Prozesskosten zu optimieren, wenn Sie alle logistischen Aufgaben an einen externen Flottenspezialisten – wie die VMF Mitglieder - delegieren. 

Die Vorteile für Sie zeigt dieses Beispiel des Reifenwechsels:

Bei einer Flotte von 163 Fahrzeugen werden in der 36 monatigen Leasingdauer sechs Mal die Reifen gewechselt. Für die Suche nach einem geeigneten Reifenhändler, Kostenvergleiche, Beratung, Terminvereinbarung, Anfahrt-, Rückfahrt-, Warte- und Standzeiten fallen durchschnittlich 3 Stunden pro Reifenwechsel und Fahrzeug an. Das ergibt für die Laufzeit bei einem mittleren Stundensatz von € 80.- für Ihren Fuhrpark:

163 (Fahrzeuge) X 6 (Reifenwechsel) X 3 (Stunden) X 80 (€) =  234.720 €

Je größer der Fuhrpark ist, desto höher sind derartige, aber vermeidbare Aufwendungen. 

Günstiger fahren Sie mit „Mobile Fitting“, einer mobilen Service-Wechselstation und Partner Ihres Flottendienstleisters. Sie wechselt die Reifen im Frühjahr und im Herbst, wo und wann Sie es wollen und lagert die Reifen fachgerecht ein. Ersparen Sie sich Zeit und Aufwand und überlassen Sie nicht nur die Gesamtkoordination des Reifenwechsels Ihrem externen Flottendienstleister.

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Qualität

Achten Sie bei Ihrem Dienstleister vor allen Dingen auf die Qualität, nicht nur auf den Preis! 

Da sich Fullserviceleasing-Angebote i. d. Regel nur marginal unterscheiden, werden bei Ausschreibungen gerne nur die Kosten einzelner Module verglichen und schon ist der günstigste, auch gleich der vermeintlich beste Partner ermittelt. Unterschätzt wird dabei von den meisten, die Bedeutung der Qualität des Dienstleisters im Vertragsverlauf. Sie hat nämlich sehr großen Einfluss auf die Prozess- und Gesamtkosten Ihres Fuhrparks.

Qualitätsdienstleister, wie die VMF Mitglieder, erkennen Sie an
 
  1. ihrem Serviceverhalten, ihrer Termintreue und dem Fachwissen der Mitarbeiter.
  2. der Bereitschaft, Kunden-individuelle Angebote zu erstellen.
  3. der Entwicklung der Flottenlösung, die nur auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist und Ihre Verwaltungsabläufe rund um den Fuhrpark optimiert
  4. den erfahrenen und Ihnen zugeordneten Ansprechpartnern, die Ihnen zur Seite stehen und auch über  Entscheidungskompetenz verfügen. So haben Sie schnelle Reaktionszeiten und  zügig Ihre Problemlösung.
  5. der Transparenz in der Kundenbeziehung durch klare Vereinbarungen, einheitlichen Wissenstand der Mitarbeiter im Kundenkontakt und dem individualisierten Reporting.

Bedenken Sie bei Ihrer Dienstleisterauswahl: der Preis ist wichtig, aber mindestens ebenso wichtig sind die Qualität und die Vielseitigkeit der Fahrzeugauswahl.

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Reifendruckkontrollsysteme RDKS. Pflicht seit dem 01.11.2014

Seit dem ersten November 2014 müssen alle Neufahrzeuge der Klasse M1 (Pkw mit max. 9 Sitzen inkl. Fahrersitz) mit dem sogenannten Reifendruckkontrollsystem (RDKS) ausgestattet sein. So will es die EU Verordnung 661/2009. Die meisten Hersteller liefern seit März nach und nach ihre Pkw serienmäßig mit einem kostengünstigen indirekt oder einem teureren direkt messenden Reifendruckkontrollsystem aus.

Achten Sie bei Angeboten in der Übergangszeit darauf, dass RDKS Zusatzkosten, sofern es nötig und wo bereits möglich ist, mit einkalkuliert sind. RDKS soll die Sicherheit des Fahrers erhöhen, verteuert aber auf der anderen Seite durch die Sensortechnik – bei direkt messenden Systemen - die Komplettradanschaffung, die Raderstmontage und den saisonalen -wechsel teilweise erheblich.

VMF fasst die RDKS Tipps für Dienstwagennutzer zusammen:
RDKS erfordert Vorausblick!
 
  1. die Fahrzeugunterlagen zu prüfen, ob bereits RDKS verbaut wurde!
  2. den Wechseltermin bereits ab Mitte September 2014 rechtzeitig für den anstehen Radwechsel zu vereinbaren. 
  3. den Fahrzeugschein bei der Terminvereinbarung bereitzuhalten, da die Werkstatt Informationen zum RDKS benötigt.
  4. bis zu teilweise mehr als einer halben Stunde zusätzliche Zeit für den Radwechsel einzuplanen. 
  5. zu prüfen, ob eine Kalibrierungsfahrt notwendig ist. Die wird i.d.R. durch den Nutzer durchgeführt. Soll der Reifenhandel diese leisten, ist dies gesondert zu vereinbaren und kostenpflichtig.

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Referenzkostenmodell auf Vollkostenbasis

Ermöglichen Sie bei der Dienstwagenwahl großen Wahlfreiraum.

Dienstwagen sind hoch emotionale Prestigeobjekte, weshalb der Mitarbeiter sein Fahrzeug so frei wie möglich wählen und konfigurieren möchte. Dazu bietet sich für Arbeitgeber ein Referenzkostenmodell auf Vollkostenbasis inklusive Fullserviceleasing an: der Mitarbeiter kann zwischen einem geleasten Standardfahrzeug oder einem höherwertigen Modell gegen Zuzahlung wählen. Weiteren Freiraum ermöglichen Sie über das „Gehaltsverzicht-Modell“. 

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Restwerte

Optimieren Sie Ihre Leasingraten durch höherwertige Pkw mit hohen Restwerten.  

Hochwertige Leasingrückläufer sind als Gebrauchtwagen begehrt. Daher lassen sich für Leasinggesellschaften mit ihnen höhere Verkaufswerte erzielen und das Gebrauchtwagenrisiko minimieren. Eine Tatsache, die Sie sich als Fuhrparkmanager zu Nutze machen können, indem Sie Ihre Flottenfahrzeuge Restwert optimiert konfigurieren und ausstatten lassen.

Dabei können Sie mit diesen Faktoren den Restwert und damit die Leasingrate positiv beeinflussen:
 
  1. Fahrzeugmarke und –modell, besonders deutscher Hersteller
  2. Fahrzeugfarbe: Silber, dunkle Metalliclackierung oder Schwarz
  3. Fahrzeugausstattung: Alu-Räder, Lederpolster, Navigationssystem und Klimaanlage
  4. Fahrzeugzustand: Pflege
  5. die Motor-Getriebe-Kombination: Beispielsweise ist ein Golf mit der schwächsten Benziner-Motorisierung und Automatikgetriebe ein Exot und wird als Gebrauchtwagen selten nachgefragt. Das gleiche Fahrzeug mit einem 75 KW starken Turbodiesel-Motor und manuellem Getriebe ist begehrt und findet weit mehr potentielle Gebrauchtwagenkäufer. Anders ist es bei Limousinen der Oberklasse, bei denen wiederum die Getriebeautomatik zur Pflichtausstattung gehört.
  6. Fahrzeughistorie: Anzahl Unfälle, Reparaturen, Pannen ...

Besprechen Sie mit dem Berater Ihrer Leasinggesellschaften, welche Optionen bei welchem Pkw Restwertförderlich sind. So können Sie mit Blick auf das Laufzeitende schon am Anfang die Leasingraten optimieren.

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Risik-Management

Vermeiden Sie bereits mit einfachen Maßnahmen Schäden und Kosten.

Aktives Risk-Management bedeutet mit einfachen Maßnahmen, Schäden weitestgehend zu vermeiden und Kostenrisiken zu minimieren. Grundvoraussetzung dafür ist die Einbindung der Dienstwagenfahrer und dafür zu sorgen, dass sie sich ihrer Kostenverantwortung bewusst sind. Bereits in den Dienstwagenüberlassungsverträgen sollten Sie als Fuhrparkmanager Schadenbeteiligungen klar regeln und sie dann auch konsequent umsetzen.

Bewährte Methoden sind
 
  1. Incentives auszuloben. Derjenige, der schadenfrei fährt wird besonders belohnt. Der Preis kann eine geringere Fahrerbeteiligung oder eine bessere Ausstattung beim nächsten Dienstwagen sein.
  2. wiederholte Unglücksfahrer aufzurütteln, in dem Schadenkosten direkt ihrer Kostenstelle - mit gleichzeitiger Information des Vorgesetzten - zugeordnet werden. 

Wichtig ist auch, dass
 
  1. Sie als Fuhrparkmanager regelmäßig die Schadenhäufigkeit, -art und die Schadenverursacher analysieren und konsequent behandeln. Beispiel: verursacht ein Fahrer immer wieder ähnliche Parkschäden auf dem Firmengelände, ist für diesen vielleicht der Parkplatz zu eng. Einfach den Parkplatz zu tauschen, kann schon helfen.
  2. Dienstwagenfahrer Glasschäden sofort Instand setzen lassen. Kleinere Schäden können oft noch mit einem Scheibenpflaster oder einer einfachen Reparatur behandelt werden. Wird länger gewartet, so dass sich der Schaden vergrößert, muss die Scheibe weit teurer ausgetauscht werden.
  3. Sie Unfallschäden im Werkstattpartnernetz Ihres Leasinggebers reparieren lassen. Deren Karosseriewerkstätten helfen bis zu 15 Prozent der Instandsetzungskosten zu sparen.
  4. Sie regelmäßig über Ihre Risk-Management-Anpassungen mit Ihrem Leasinggeber sprechen, um weitere Schäden und Kosten zu verringern.

Es sind oft die einfachen Maßnahmen, wodurch sich Schäden und Folgekosten minimieren lassen

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Sale-and-Lease-Back

Gewinnen Sie Liquidität, in dem Sie Ihren Kauffuhrpark in eine optimierte Leasingflotte verwandeln.

Sale-and-Lease-Back ist ein Verfahren, bei dem das Leasinggut den Eigentümer, aber nicht den Besitzer wechselt. Die Leasinggesellschaft kauft vom zukünftigen Leasingnehmer das gebrauchte Fahrzeug zum Buchwert an und least es an diesen gegen eine feste Leasingrate wieder zurück. (Quelle: VMF Begriffsstandards „Fuhrparkmanagement“)

Wenn Sie Liquidität lieber für andere Investitionen einsetzen oder eine feste monatliche Kalkulationsbasis erreichen möchten, Ihre Flotte aber noch überwiegend gekauft ist, dann eignet sich Sale-and-Lease-Back für Sie. Sie behalten die volle Nutzung Ihrer Flotte und bekommen zusätzliche Serviceleistungen durch eine Leasinggesellschaft, wie die Mitglieder des VMF gegen eine feste Rate zur Verfügung gestellt. Ihre Fahrzeuge werden vorher bewertet und zu einem festen Stichtag von dieser Leasinggesellschaft übernommen.

Vorteile für Sie als Fuhrparkbetreiber können sein:
 
  1. die Leasinggesellschaft berät Sie, wie Sie Ihre Prozesse optimieren können, so dass Sie Zeit und Kosten sparen.
  2. die Liquidität Ihres Unternehmens erhöht sich kurzfristig bei gleichbleibendem monatlichen Kostenaufwand.
  3. eine Chance, für den gesamten Fuhrpark zu einem festen Stichtag eine einheitliche Flottenlösung einzuführen. Sowohl der Bestandsfuhrpark als auch die neu geleasten Fahrzeuge werden vom Leasinggeber ab einem bestimmten Zeitpunkt einheitlich und prozessoptimiert verwaltet.
  4. Sie erhalten Unterstützung bei allen planerischen Tätigkeiten wie der Erstellung einer Car Policy, Dienstwagenüberlassungsverträgen und ähnlichem.
  5. Sie erhalten eine einheitliche Regelung für alle Dienstwagennutzer, zum Beispiel für Werkstattaufenthalte oder im Schadensfall.
  6. Sie bekommen volle Transparenz über Ihre Flotte durch ein einheitliches Reporting, direkt so von Ihrem Flottendienstleister aufbereitet, damit Sie es in Ihren Systemen weiter bearbeiten/nutzen können.

Beim Sale-and-Lease-Back sollten Sie beachten:
 
  1. Der geeignete Partner hat die entsprechende Größe und das ausreichende Finanzpotenzial wie die VMF Gesellschaften, die alle Töchter von Finanzinstituten sind.
  2. Für die gebrauchten Fahrzeuge sollten Sie Kilometerverträge abschließen. Andernfalls müssen Sie sich als Fuhrparkmanager selbst um den Fahrzeugverkauf kümmern, was  aufwendig und mit Restwertrisiken verbunden ist. In Ausnahmefällen können auch Restwertverträge sinnvoll sein.
  3. Mit der Leasinggesellschaft sollten Sie vereinbaren, dass für die Bestandsfahrzeuge die gleichen Abwicklungsprozesse gelten, wie sie für neu bestellte Fahrzeuge sein werden. 

Sale-and-Lease-Back ist für Sie die richtige Lösung, wenn Sie einen größeren finanziellen Spielraum und kalkulierbaren monatlichen Aufwand haben möchten.

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Schadenmanagement

Gewinnen Sie Zeit und Nervenstärke, wenn sich ein externer Dienstleister um die Mobilität im Schadenfall kümmert.

Unter Schadenmanagement versteht man die Gesamtheit der Prozesse und Verfahren, die zur Abwicklung von Schadensfällen eines Fuhrparks notwendig sind. Die Dienstleistung Schadenmanagement wird meist im Rahmen eines Fullserviceleasing-Vertrages von der Leasinggesellschaft angeboten und durchgeführt. (Quelle: VMF Begriffsstandards „Fuhrparkmanagement“)

Für Unternehmen, deren Außendienst viel unterwegs ist, ist dessen durchgängige Mobilität wichtiger Erfolgs- und Produktivitätsfaktor. Ihr Mobilitätsausfallrisiko sinkt jedoch, wenn Sie in Ihre Fullserviceleistungen, die Sie von einer Leasinggesellschaft beziehen, professionelles Schadenmanagement inkludieren. 

Es umfasst:
 
  1. eine 24-Stunden erreichbare Service-Hotline, die für eine schnelle Pannen-/Unfallhilfe sorgt
  2. ein Serviceteam, das den Schaden vollständig dokumentiert,  
  3. bei Bedarf dem Dienstwagenfahrer einen Ersatzwagen zur Verfügung stellt,
  4. die Schäden und den ganzen Schriftverkehr prompt mit der Versicherung reguliert und
  5. bei Bedarf mit Anwälten korrespondiert. 

Ihre Vorteile als Fuhrparkmanager:
 
  1. wenig Aufwand und damit Nerven- und Zeitersparnis
  2. minimales Risiko
  3. durchgängige Mobilität.

Ist in Ihrem Servicevertrag kein professionelles Schadenmanagement beinhaltet oder verwalten Sie Ihre Flotte noch selbst, können bei Schäden für eine 100 Fahrzeuge umfassenden Flotte schnell um die 100.000 Euro Kosten pro Jahr zusätzlich anfallen, überwiegend für Mietkosten. Vermeiden Sie diese Risiken und gewinnen Zeit und Nerven durch volle Mobilität auch im Schadenfall.

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Skaleneffekte

Erreichen Sie auch mit kleinen Fuhrparks spürbare Kosteneinsparungen.

Experten bestätigen in Studien, dass sich die Wirtschaftlichkeit im Fuhrpark alleine durch Skaleneffekten bei externem Flottenmanagement deutlich steigern lässt. Je mehr Skaleneffekte erreicht werden, desto rentabler ist der Fuhrpark.

Damit auch Ihr kleiner Fuhrpark von diesen Effekten profitieren kann, lassen Sie Ihre Flotte einfach extern verwalten. Denn Sie profitieren - wie bei VMF Gesellschaften – von deren hoher Gesamtstückzahl, die Ihnen selbst fehlt.

So steigern Sie schon die Wirtschaftlichkeit Ihres Fuhrparks aufgrund einer optimierten Flottenzusammensetzung, optimierter Prozesse und weniger eigenem Personal. 

Weitere mögliche Skaleneffekte zeigen sich:
 
  1. durch offene Vertragsgestaltung, wo Sie der Dienstleister an seinen Großabnehmerrabatten, beim Tanken, für Reparaturen und Reifen beteiligt.
  2. Im Werkstattbereich prüfen Kfz-Meister die Rechnungen und verhandeln bei Unstimmigkeiten nach. So sparen Sie bei der Werkstattleistung und Prozesskosten, da Sie nicht selbst aktiv werden müssen.
  3. Schäden können in der Regel in der Vertragswerkstatt des Flottendienstleisters kostengünstiger repariert werden, sofern ein entsprechendes Großabnehmerabkommen besteht.
  4. Da der Dienstleister nicht nur Ihre, sondern viele Flotten verwaltet, wird die Verwaltung wirtschaftlicher. Das rechnet sich schon für kleinere Fuhrparks ab 10  Fahrzeugen.

Daher: profitieren Sie mit Ihrem kleinen Fuhrpark von den Skaleneffekten mit externem Flottenmanagement.

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Spritspar-Wettbewerb

Motivieren Sie Dienstwagenfahrer zu kostenbewusstem Fahren mit Spritsparwettbewerben.

Umweltinitiativen für Fuhrparks helfen CO2-Emissionen zu reduzieren und entlasten gleichzeitig das Fuhrparkbudget. Jede Umweltschutzmaßnahme ist jedoch nur so erfolgreich, wie die Fahrer sie fördern. Dafür sollten sie durch eco-Fahrtrainings geschult und für ihre Kosten- und Umweltverantwortung sensibilisiert werden. Wie bei jedem Seminar müssen weitere Maßnahmen folgen, um einen Langzeiteffekt zu bewirken. 

Eine Möglichkeit sind interne Spritsparwettbewerbe, die wie folgt funktionieren:

wer durch eine angemessene Fahrweise seinen Durchschnittsverbrauch senkt, nimmt an der Vergabe attraktiver Gewinne teil oder wird mit besseren Ausstattungsdetails beim nächsten Dienstwagen belohnt. Durch die lückenlose Erfassung von Tankdaten lässt sich der tatsächliche Verbrauch ermitteln und dem Normverbrauch des jeweiligen Fahrzeugmodells gegenüberstellen. Liegt der Verbrauch bis maximal zehn Prozent über dem ehrgeizig angesetzten Normverbrauch oder hat der Fahrer innerhalb eines Quartals seinen Kraftstoffverbrauch um mindestens fünf Prozent gesenkt, hat er die Aussicht auf einen Gewinn. 

Spritsparwettbewerbe lohnen sich für Ihr Unternehmen, denn
 
  1. Sie verbessern die Umweltbilanz,
  2.  erwirtschaften Kostenvorteile beim Kraftstoff von bis zu 6 Prozent je Fahrzeug, und
  3. Sie erzielen Einsparungen bei Wartungen bis zu 6, bei Reifen und Unfallschäden bis zu 10 Prozent.

Motivieren Sie daher Ihre Dienstwagenfahrer mit Spritsparwettbewerben zu kostenbewusstem und ökologisch wertvollen Fahren.

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TCO – Total Cost of Ownership

Stellen Sie nur Vollkostenvergleiche  an, wenn Sie volle Budgettransparenz wollen.

Das TCO ist ein Abrechnungsverfahren, das Unternehmen hilft, alle anfallenden Kosten von Investitionsgütern abzuschätzen. Die Idee dabei ist, eine Abrechnung zu erhalten, die nicht nur die Anschaffungskosten enthält, sondern alle Aspekte der späteren Nutzung (Energiekosten, Reparatur und Wartung) der betreffenden Komponenten. Somit können bekannte Kostentreiber oder auch versteckte Kosten möglicherweise bereits im Vorfeld einer Investitionsentscheidung identifiziert werden. Wichtigste Grundlage für das weitere Verständnis der TCO ist die Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kosten. (Quelle: Wikipedia)

Bei Fuhrparkkosten werden in der gängigen Praxis oft nur die direkten Kosten betrachtet, selten  auch die fast gleich wichtigen indirekten Kosten. Besser ist die Vollkostenbetrachtung TCO,  die alle Fuhrparkkosten der  Finanzierung, des Betriebs und der Prozesse einbezieht; auch die positiven Auswirkungen höherer Motivation der Dienstwagenfahrer auf das Unternehmensergebnis werden berücksichtigt. Bis zur Fahrzeugauslieferung beispielsweise sind etwa 12 interne Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen involviert. Aufwendungen, die in Unternehmen aus verschiedenen Budgets gespeist werden, aber zum Fuhrpark hinzu gerechnet werden müssen.

Ziel der TCO ist es, vor einer Investitionsentscheidung Kostentreiber und versteckte Kosten zu entdecken und weitestgehend zu eliminieren. 

Nehmen Sie bei der TCO den Bestand aller Fahrzeuge, deren Aufwendungen und Prozesse:
 
  1. Finanzierungskosten
  2. Kosten für Kraftstoff, Versicherungen, Reparaturen etc.
  3. Aufwand von internen Abteilungen und deren Prozessen der Fuhrparkverwaltung wie Buchhaltung, Personalabteilung etc. und bewerten das mit einem monatlichen Betrag
  4. Bewerten Sie die Motivationssteigerung und die Auswirkungen auf den Ertrag durch einen Dienstwagen

So wissen Sie vor einer Fullserviceleasing-Ausschreibung, welche außervertraglichen Leistungen bei Finanzierungs- bzw. Serviceverträgen erfüllt werden müssen. Und Sie kennen Ihre Kosten des Fuhrparks in der Eigenverwaltung und können nach einem Jahr mit dem externen Dienstleister vergleichen. Ermöglichen Sie sich volle Budgettransparenz über den Vollkostenvergleich TCO.

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Transporter-Leasing

Achten Sie bei der Rückgabe auf kulantere Bewertungsmaßstäbe als beim Pkw-Leasing.

Transporter- und Pkw-Leasing unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht: bei der Auswahl eines Pkw spielt das Markenimage die Hauptrolle. Beim Transporter sind es Ladevolumen, Längen-, Breiten-oder Höhenverhältnis und ähnliches. 

Bevor Sie einen Transporter leasen möchten, sollten Sie berücksichtigen:
 
  1. Erstellen Sie ein genaues Einsatzprofil, wofür der Transporter in Ihrem Unternehmen benötigt wird sowie wie häufig und wie viele Kilometer er im Schnitt zurücklegen muss. Ein externer Spezialist wie eines der VMF Mitglieder steht Ihnen beratend zur Seite.
  2. Importmarken sind bei gleichen Leistungen günstiger. Herstellerunabhängige Leasinggesellschaften tun sich hierbei leichter als Herstellergesellschaften, da sie neutral die Kundenbelange in den Vordergrund stellen und weniger die eigenen Hausmarken.
  3. Innenausbauten sollten von einem Fahrzeug in das nächste flexibel übernommen werden können. Die Regaleinbauten der großen Hersteller Bott oder Sortimo eignen sich zumeist für die Karosserien verschiedener Transporter-Typen. Ein dazu passend gestalteter Leasingvertrag bildet dies situativ ab.

Bei der Schadenbewertung am Laufzeitende der Transporter-Nutzung muss der externe Flottendienstleister andere Bewertungskriterien als beim Pkw zugrunde legen. Schrammen, Kratzer oder Verformungen in der Innenverkleidung des Laderaums, Abrieb auf der Ladekante oder Schrammen und Kratzer auf dem Ladeboden sind bei Transportern normale Abnutzung, die nicht separat berechnet werden. Achten Sie darauf, dass diese anderen Maßstäbe angelegt werden.

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Unfallverhütungsvorschriften (UVV)

Minimieren Sie Haftungsrisiken der gesetzlichen UVV durch Sorgfaltspflicht und eine entsprechende Rechtschutzversicherung.

Unfallverhütungsvorschriften – kurz UVV - sind Berufsgenossenschaftliche Verordnungen mit Gesetzescharakter für die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz. Sie stellen die für jedes Unternehmen und jeden Versicherten der gesetzlichen Unfallversicherung verbindlichen Pflichten der Arbeitssicherheit und dem Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz dar. Auch das Fahrzeug als Arbeitsplatz zählt dazu. (Quelle: nach Wikipedia)

Fuhrparkleiter können als Vertreter des Fahrzeughalters für Vergehen der Dienstwagenfahrer haftbar gemacht und in rechtliche Streitigkeiten verwickelt werden. Der Halter haftet laut StVG und StVO beispielsweise für die Gültigkeitsüberprüfung der Fahrerlaubnisse seiner Dienstwagennutzer, für den einwandfreien Fahrzeugzustand, die Bereifung und die Ladungssicherung. Darüber hinaus schreiben die rechtsverbindlichen Unfallverhütungsvorschriften (UVV) der Berufsgenossenschaften auch vor, die Arbeitssicherheit der Fahrzeuge und die Gefahren-Minimierung bei deren Betrieb sicherzustellen (insbesondere BGV D29). Dazu gehören u. a. die Warnwestenpflicht sowie abhängig von Fahrzeugart, Verwendungszweck, Einsatzbereich, Ausrüstung und Einbauten fallweise noch andere Vorschriften, wie solche zur Ladungssicherung. 

Pflicht ist es, alle gewerblich genutzten Fahrzeuge mindestens einmal im Jahr auf ihren betriebssicheren Zustand von einem Sachkundigen prüfen zu lassen. Dies kann im Rahmen der Inspektion oder Wartung erfolgen, muss jedoch separat dokumentiert werden. Als Fuhrparkmanager müssen Sie im Detail wissen, was beachtet und gemacht werden muss. Sie können zwar Ihre Risiken durch eine spezielle Rechtschutzversicherungen absichern, dennoch sollten Sie im eigenen Interesse für eine ordnungsgemäße Einhaltung der gängigen Bestimmungen gemeinsam mit Ihrem externen Flottendienstleister sorgen. Minimieren Sie Ihre Haftungsrisiken.

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Versicherungsmanagement

Analysieren Sie Schadensverläufe regelmäßig, um rechtzeitig Kostensparend eingreifen zu können.

Bevor Sie sich die Dienstleistung “Versicherungsmanagement“ von Ihrem Flottendienstleister anbieten lassen, sollten Sie ihm den Vorschadenverlauf mitteilen. Ansonsten können Ihnen unliebsam hohe Prämienüberraschungen aufgrund des dann bekannten Schadenverlaufs im Folgejahr drohen.

Fordern Sie daher vor der Zusammenarbeit mit einem neuen Dienstleister folgendes ein und analysieren es:  
 
  1. einen Musterbericht „Schadenmanagement“
  2. die Versicherungsrahmenbedingungen,
  3. die Kündigungsfristen,
  4. die Bonus-Malus-Systeme,
  5. die automatische Beitragsanpassungsklauseln,
  6. die Deckungssummen und -inhalte sowie
  7. die Einschränkungen im Geltungsbereich der Kaskoversicherung,
  8. die Analyse der Kündigungsrisikostruktur bei Schadenfällen.

Während der Zusammenarbeit sollten Sie jährlich einmal analysieren:
 
  1. die tatsächlich berechneten Versicherungsraten des Leasinggebers im Vergleich zu den Originalversicherungsprämien des Versicherers,
  2. die Originalaufstellung der Versicherungsrenta inklusive der Einzelschadenaufstellung des Versicherers und
  3. unterjährig die Entwicklung der Schadenquote des Fuhrparks anhand eines detaillierten Reportings zu Haftpflichtschäden.

Diese Analysen bedeuten zwar einigen Aufwand für Sie, der sich aber im Vertragsverlauf doppelt lohnt! Nutzen Sie die Chance der Kostensteuerung.

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Vertragsanpassung beim Leasing

Passen Sie bei Mehr- oder Minderkilometer-Abweichungen die Bedingungen frühestens nach der Hälfte der Laufzeit an.

Über 50 Prozent aller Leasingverträge weisen zum Vertragsende signifikante Abweichungen zur ursprünglich vereinbarten Fahrleistung auf. Der Ausgleich findet in der Regel über die Mehr- bzw. Minderkilometerabrechnung statt, sofern keine Vertragsanpassung während der Laufzeit stattgefunden hat. 

Die VMF-Empfehlung lautet daher:
 
  • Vermeiden Sie während der Laufzeit mehrere Anpassungen, da eine Umstellung immer mit Kosten verbunden ist.
  • Nur bei signifikanten und konstanten Abweichungen von mehr als 20 Prozent von der vereinbarten Gesamtfahrleistung sollten Sie eine Anpassung bei Ihrem Leasinggeber beantragen.
  • Unterhalb dieser Grenze sollten Sie eine Mehr- bzw. Minderkilometerabrechnung am Laufzeitende zu vorher vertraglich vereinbarten Konditionen nutzen.
  • Warten Sie bei Abweichungen mindestens die Hälfte der Vertragslaufzeit ab, da sich zu viel oder zu wenig gefahrene Kilometer am Anfang während der Laufzeit noch ausgleichen können.

Daher sollten Sie bei Kilometerabweichungen frühestens nach gut der Hälfte der Laufzeit erst den Vertrag anpassen.

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Vorzeitiges Vertragsende

Ersparen Sie sich hohe Ablösesummen, indem Sie einen Nachfolgenutzer finden.

Manche Leasingfahrzeuge werden aus personellen oder betrieblichen Gründen vor Ablauf des Vertrages überflüssig. Das Vertragsende ist noch weit und ein ordentliches Kündigungsrecht meistens ausgeschlossen. 

Außerordentliche Vertragsauflösungen sind in der Regel nur bei schweren technischen Mängeln, sachwidrigem Einsatz oder Zahlungsverzug möglich bzw. erforderlich. Für alle anderen Fälle müssen Sie sich als Fuhrparkmanager mit Ihrem Flottendienstleister gütlich einigen. Ist dieser mit Ihrem außerordentlichen Kündigungswunsch einverstanden, muss er die verbleibenden Leasingraten neu berechnen. Berücksichtigt werden: die Laufleistung (Mehr- oder Minderkilometern), der Restwert, die Abzinsung und der von einem Gutachter ermittelte Händlereinkaufspreis für den Leasingrückläufer als Gebrauchtwagen. Als Ablösesumme werden für Sie - je nach Restlaufzeit und Fahrzeugwert - zumeist vier- bis fünfstellige Eurobeträge fällig.

Deutlich günstiger ist es, wenn Sie anstatt den Vertrag außerordentlich zu kündigen, für das Fahrzeug einen Nachfolgenutzer finden. Ist der Leasingeber einverstanden und sind alle Details wie Umschreibungskosten, Aufrechnungen usw. geklärt, können die Rechte und Pflichten aus dem Vertrag übertragen werden. Sicher ist Ihnen Ihr Flottendienstleister bei dieser Suche auch aus seinem Kundenstamm behilflich. 

Ersparen Sie sich durch eine Nachfolgersuche hohe Ablösesummen bei vorzeitiger Fahrzeugrückgabe und Vertragsauflösung.

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Winterurlaub mit dem Firmenwagen

Beugen Sie durch rechtzeitige Vorbereitung Pannen und Schäden im Winterurlaub vor.

Wenn Sie oder andere Fahrer mit dem Dienstwagen in den Winterurlaub in die Berge möchten, sollten Sie, um Pannen oder Ausfällen vorzubeugen, sich entsprechend vorbereiten:
 
  • Halten Sie die üblichen Wartungsintervalle ein.
  • Montieren Sie rechtzeitig die Winterreifen und lassen Sie die Radmuttern nachziehen.
  • Prüfen Sie den Luftdruck der Winterräder, des Ersatzrades, den Ölstand und den Scheibenfrostschutz. 
  • Checken Sie die Leuchtweitenregulierung (vor allem bei Beladung).
  • Überprüfen Sie bei Dachboxen und Skiständern die Befestigungspunkte und Absperrmöglichkeiten.

Diese Ausstattung sollten Sie dabei haben:
 
  • Warndreieck und Verbandskasten
  • Warnwesten (im Ausland sind oft zwei oder mehr Westen vorgeschrieben, die neben dem Fahrer bzw. Beifahrer zu platzieren sind.)
  • eine Rettungskarte, so dass Rettungskräfte das Fahrzeug beim Unfall schnell und sicher öffnen können. (Diese gehört hinter die Sonnenschutzblende.)
  • Sicherungstafeln für die überstehende Ladung (z. B. Ski/Snowboards oder Fahrradheckträger) je nach Reiseland
  • Eiskratzer, Schneebesen, Scheibenfrostschutz
  • Schneeketten
  • eine Decke, falls es im Pannenfall zu längeren Wartezeiten kommt.

Diese Dokumente sollten Sie dabei haben:
 
  • die Original-Zulassungsbescheinigung
  • die gültige grüne Versicherungskarte (Achten Sie darauf, dass der ausgestellte Zeitraum, der Leasinglaufzeit entspricht!)
  • den gültigen Führerschein aller Fahrer/innen (ggf. international)
  • die gültigen Ausweispapiere (Reisepass bzw. Personalausweis für alle Familienmitglieder)
  • eine Vollmacht des Leasinggebers für das Fahrzeug für die Landesgrenzen-Überschreitung. Sie wird von vielen Leasinggebern bei der Fahrzeugübergabe ausgestellt.)

Wenn Sie trotz aller Vorbereitungen doch eine Panne oder einen Schaden haben sollten, hilft es Ihnen, die Telefonnummer der Notruf-Hotline sofort griffbereit zu haben. Sie steht meistens auf den Servicekarten der Leasinggesellschaft. Hat Ihr Fahrzeug keinen Fullserviceleasing-Vertrag, finden Sie nützliche Tipps auch in der Infomappe des Leasinggebers.

Durch die rechtzeitige gute Vorbereitung, beugen Sie Pannen und Schäden im Winterurlaub vor und können ihn genießen.

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Zertifizierung

Wappnen Sie sich gegen unerwünschte Überraschungen bei Ihrem Dienstleister. Zertifizierte Prozesse und Kriterien bringen Ihnen hier Sicherheit.

Zertifizierung ist laut Wikipedia „ein Verfahren, mit dessen Hilfe die Einhaltung bestimmter Anforderungen nachgewiesen wird“. Und das gleich zu Beginn der Vertragsbeziehung.

Damit zum Beispiel Ihr Leasingvertragsende nicht zum dicken, nämlich teuren, sondern zum fairen, nämlich günstigen Ende wird, sind die Bewertungsanforderungen Ihres Dienstleisters für den Leasingrückläufer maßgeblich. Um hier möglichst keine Überraschungen zu erleben, helfen Ihnen zertifizierte Prozesse und Kriterien-Maßstäbe, deren Einhaltung regelmäßig von einer unabhängigen Gesellschaft wie TÜV Nord oder DEKRA überprüft und bestätigt werden. Die Zertifizierung. Die Anforderungen sind schriftlich niedergelegt und können von Ihnen rechtzeitig eingesehen werden.

Ein solcher Anforderungskatalog, der mittlerweile Gradmesser der ganzen Branche ist, ist der für „Die Faire Fahrzeugbewertung VMF®“. Hierauf können sich jedoch nur VMF Mitglieder alle zwei Jahre prüfen und zertifizieren lassen. Sie sind von Anfang an sicher darüber, was am Ende an möglichen Kosten auf Sie zukommt.

Achten Sie auch bei anderen kritischen Prozessen darauf, dass Ihr Dienstleister zertifiziert ist, damit Sie während oder nach der Leasingzeit von unliebsamen Überraschungen verschont bleiben.

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