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Effizienz im Fuhrpark | Effiziente Prozesse

05.07.2018 15:06:04

Fuhrparkprozesse und Fuhrparkverwaltung fest im Griff  (7/2018)

Artikel 4 der fünfteiligen Serie „Effizienz im Fuhrpark“.

Autor: Marcus Schulz, Vorstand des VMF und Vorsitzender der Geschäftsführung der Arval Deutschland GmbH, München
 

Aktuell dominieren ökologische und öko-regulatorische Aspekte die Debatte rund um Mobilitätsthemen. Kosten, Effizienz und Umweltbewusstsein spielen dabei eine wichtige Rolle. Alles dreht sich darum, Ressourcen einzusparen. Gleichzeitig wird eine Analyse der Prozesse und der Verwaltung oft vernachlässigt. Gerade hier sollten die Unternehmen unbedingt Rationalisierungspotentiale überprüfen. Denn die Prozess- und Verwaltungs-Effizienz ist die Basis für die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks.


Pro Jahr und Fuhrparkfahrzeug fallen alleine circa 80 Einzelbelege an, die im Durchschnitt jeweils 15 Minuten Bearbeitungszeit benötigen. Dazu kommen die Betreuung der Dienstwagenfahrer mit ihren individuellen Wünschen sowie das Schadenmanagement, das laut DAT-Report durchschnittlich 1,2 Mal pro Jahr bei jedem Wagen erforderlich wird. Wie können diese Prozesse besonders effizient und mit höchster Qualität abgewickelt werden?
Je nach Fuhrparkgröße bedarf es eines verantwortlichen Menschen für das Flottenmanagement, der alle Aktivitäten bei sich bündelt und koordiniert. Unternehmen müssen die spezifischen Besonderheiten und Zuständigkeiten verschiedener Abteilungen berücksichtigen und aufeinander abstimmen. Durch neue technische Möglichkeiten und sich verändernde rechtliche Rahmenbedingungen wird das Fuhrparkmanagement stetig komplexer. Doch die Digitalisierung macht auch vor dem Fuhrpark nicht Halt und bietet eine Vielzahl an Softwarelösungen, um diesen Aufgaben gerecht zu werden.

Effizientes Fuhrparkcontrolling als Entscheidungs- und Steuerungsgrundlage.
Regelmäßige auf den individuellen Bedarf abgestimmte Reportings, deren Zahlen in gängige Office-/SAP- oder Buchhaltungsprogramme importiert werden können, ermöglichen ein transparentes Controlling. Die Daten dafür werden beispielsweise durch Tankkarten generiert und über die entsprechende Schnittstelle an die Fuhrparksoftware weitergegeben. Derzeit treten in diesem Zusammenhang auch Telematik-Dienste sowie das Fahrzeug selbst im Zuge der Datenerhebung stärker in den Vordergrund – natürlich im Rahmen des geltenden Datenschutzrechts. Das Connected Car ist längst keine entfernte Zukunftsvision mehr.
Nützliche Analysen können mithilfe interner Daten durchgeführt werden, die etwa mit externen Benchmarks angereichert sind: So kann das Reporting Kostenausreißer nach Verbrauchswerten und somit Fehlentwicklungen im Fuhrpark aufzeigen oder das Tank-Reporting Fahrzeugmängel oder zu verbrauchsintensives Fahrverhalten entlarven.
Wichtig ist eine Total-Cost-Of-Ownership-Betrachtung (TCO). Die Idee hinter TCO ist einfach: niedrige Einkaufspreise müssen nicht automatisch auch die niedrigsten Kosten über den gesamten Lebenszyklus im Unternehmen nach sich ziehen. Die Anschaffungskosten – oder die Leasingraten – sind gewissermaßen nur die Spitze des Eisbergs. Bei TCO werden alle Kosten im Unternehmen berücksichtigt, die rund um die Verwaltung des Fuhrparks anfallen. Das beginnt mit dem Aufwand bei der Auswahl von Neufahrzeugen, geht über die Unterhaltskosten bis hin zu allen Personalkosten, die direkt oder indirekt durch die Flottenbeschaffung, die -unterhaltung, -verwaltung sowie -vermarktung der Fahrzeuge ausgelöst werden. Dazu gehören auch externe Dienstleister, die Fuhrparkverantwortlichen, aber auch der Aufwand der Personalabteilung, der Sekretariate, der Buchhaltung und des Controllings sowie der Dienstwagenfahrer selbst. Ein Prozess-Ablaufplan und ein Ist/Soll-Vergleich können hier mögliche Optimierungspotentiale aufzeigen.
 
Wartung und Schadenmanagement im Fuhrpark.
Die Technik muss funktionieren und daher auch in adäquater Art und Weise gepflegt sowie betreut werden. Fahrzeugwartungen und -inspektionen sind regelmäßig in Werkstätten durchzuführen, die im Bestfall den Managementprozess VMF Service Plus® nutzen. Ob Servicecheck, Inspektion oder Reparatur: Für die Kunden und die ausführenden Kfz-Werkstätten ist eine reibungslose, schnelle Abwicklung von hoher Bedeutung. Inzwischen nutzen rund 1.100 Werkstätten aller Marken den automatisierten Prozess, darunter freie und markengebundene Betriebe aller Premiumhersteller. Der Nutzen liegt in einer hohen Zeitersparnis durch kürzere Wartezeiten an der Serviceannahme, weniger Rückfragen des Werkstattpartners, ob die angedachte Maßnahme durch den Full-Service-Vertrag abgedeckt ist und weit weniger Reklamationen.
Mit einem Zeitanteil von 28,4 Prozent – so eine aktuelle Analyse von Dataforce in Zusammenarbeit mit dem Bundesverband Fuhrparkmanagement – steht der Arbeitsaufwand für die Abwicklung von Schäden ganz oben in der Rangliste. Eine breite Analyse der Schadensursachen ist ratsam: Sie kann auf unerfahrene oder unzufriedene Fahrer hinweisen oder sogar auf besonders riskante Routen oder andere Risiken. Ein zu enger Terminplan einzelner Mitarbeiter kann über eine zeitliche Erfassung der Unfallschäden erkannt werden. Wichtig ist, gezielte und präventive Maßnahmen zu ergreifen. Die Praxis zeigt: Fahrsicherheitstrainings haben eine sehr gute Kosten-Nutzen Bilanz bei der Verhinderung von Schäden und stehen deshalb am Anfang des Schadenmanagements.

Zusammenarbeit mit kompetenten Flottenpartnern.
Bei der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister für Finanzierung und Leasingfragen sollte eine faire, wirtschaftliche und partnerschaftliche Beratung und Betreuung des Fuhrparkmanagers sowie der Dienstwagenfahrer vor, während und nach dem Ende der Leasingdauer im Vordergrund stehen. Wenn sich mehrere externe Dienstleister die Organisation eines Fuhrparks teilen oder die Organisation des Outsourcing-Partners nicht nach dem One-face-to-the-Customer-Prinzip funktioniert, kann sich das negativ auf die Effizienz auswirken. In der Summe wird die Verwaltung dadurch aufwendiger. Mit oder ohne Dienstleister ist es oberste Priorität, die Prozesse und Schnittstellen in der Mobilitätssicherung effizient zu gestalten.
Es gibt weitere Optionen, alle Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und mögliche Skaleneffekte zu realisieren. Eine Möglichkeit ist die Kooperationspartnerschaft, in der sich mehrere, kleinere Unternehmen einen Fuhrpark teilen. Des Weiteren stellt das interne Outsourcing eine Option dar, mit dem der Fuhrpark zu einem eigenen Profit-Center und kostenrechnungstechnisch oder gesellschaftsrechtlich vom Stammunternehmen separiert wird. Grundsätzlich steht hinter allen diesen Outsourcing-Strategien die Motivation, in Prozessen zu denken, eine planbare Kostenstruktur zu schaffen und natürlich die Konzentration auf das Kerngeschäft.
 


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